Contabilidade e assessoria empresarial
DEFIS do Simples Nacional: declaração anual coerente com a sua contabilidade
A empresa do Simples Nacional não se resume ao DAS mensal. A DEFIS reúne, uma vez por ano, informações econômicas e fiscais que precisam estar alinhadas ao PGDAS-D e aos registros contábeis. A FIX Compliance prepara, confere e transmite.
- Conferência com o PGDAS-D
- Análise contábil dos saldos
- Transmissão e comprovante
31 de março
Prazo, em regra, para entregar a DEFIS do ano-calendário anterior
1× por ano
Declaração anual que complementa a apuração mensal do PGDAS-D
ME e EPP
Optantes pelo Simples Nacional precisam prestar as informações
A empresa do Simples Nacional também precisa prestar informações anuais
O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional não significa que todas as suas obrigações estejam resumidas ao pagamento mensal do DAS.
Além da apuração mensal realizada pelo PGDAS-D, a empresa precisa prestar anualmente determinadas informações econômicas e fiscais por meio da DEFIS — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
A DEFIS reúne informações relacionadas às atividades desenvolvidas durante o ano-calendário anterior e permite ao Fisco conhecer determinados aspectos econômicos, patrimoniais e societários da empresa. Por isso, sua elaboração deve estar alinhada às informações já registradas na contabilidade e nas demais obrigações da empresa.
O que é a DEFIS?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — DEFIS é uma obrigação anual das microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. Ela contém informações relativas à atividade anual da empresa e é transmitida por meio do sistema do Simples Nacional.
A Receita Federal informa que a DEFIS deve ser entregue, em regra, até o último dia do mês de março do ano seguinte ao período informado.
A DEFIS substituiu a antiga DASN
Ela passou a cumprir a função de prestação anual de informações das empresas enquadradas no Simples Nacional. Embora o recolhimento dos tributos seja mensal, por meio do DAS, determinadas informações precisam ser consolidadas anualmente. A declaração não corresponde simplesmente à soma dos pagamentos feitos durante o ano: reúne informações adicionais sobre a realidade econômica e societária da empresa.
DEFIS e PGDAS-D estão diretamente relacionados
Durante o ano, a empresa informa mensalmente suas receitas por meio do PGDAS-D, usadas para o cálculo dos tributos do regime. A DEFIS tem caráter anual e complementa esse conjunto de informações. Por isso, é preciso verificar a coerência entre quatro pontos:
Faturamento mensal informado
Receitas transmitidas pelo PGDAS-D.
Receitas registradas contabilmente
Escrituração e demonstrações da empresa.
Valores declarados na DEFIS
Informações anuais prestadas ao Fisco.
Demais informações econômicas
Patrimônio, sócios, caixa e estoque.
Que tipo de informação aparece na DEFIS?
O conteúdo depende das características da empresa e das operações realizadas durante o exercício. Entre as informações que podem ser exigidas estão dados relacionados a:
Por isso, a preparação da declaração depende de informações que podem vir tanto da área fiscal quanto da contabilidade da empresa.
Sua DEFIS está alinhada ao PGDAS-D e à contabilidade?
Nossa equipe analisa as informações do exercício e aponta inconsistências antes da transmissão.
A DEFIS não é apenas uma confirmação do faturamento
O que muita empresa imagina
Que a declaração serve apenas para repetir a receita informada mensalmente no Simples Nacional.
O que ela realmente envolve
Um conteúdo mais amplo, que pode abranger a estrutura econômica e patrimonial da empresa. Preencher sem analisar os registros contábeis pode gerar divergências entre o declarado e a realidade apresentada em outros documentos.
A contabilidade ajuda a dar suporte às informações da DEFIS
Embora o Simples Nacional possua obrigações simplificadas em comparação a outros regimes, a empresa continua realizando operações patrimoniais que precisam ser acompanhadas. A contabilidade pode fornecer informações importantes sobre:
- Saldo de caixa
- Saldos bancários
- Estoque
- Patrimônio
- Lucros
- Retiradas dos sócios
- Distribuição de resultados
- Aquisição e venda de ativos
Essas informações ajudam a evitar que a declaração seja preenchida com valores estimados ou sem correspondência documental.
Distribuição de lucros, caixa e estoque merecem cuidado
Distribuição de lucros e valores dos sócios
É importante distinguir corretamente situações como:
- pró-labore;
- distribuição de lucros;
- adiantamentos;
- empréstimos aos sócios;
- restituições;
- outras movimentações financeiras.
Elas não têm necessariamente o mesmo tratamento contábil ou tributário. Antes de informar valores atribuídos aos sócios, verifique como foram registradas durante o exercício.
Caixa e bancos coerentes
A declaração pode envolver as disponibilidades da empresa. Atenção a problemas comuns:
- saldo de caixa incompatível com a realidade;
- contas bancárias não conciliadas;
- transferências dos sócios sem identificação;
- despesas pagas sem registro;
- recebimentos não contabilizados.
Com a contabilidade organizada ao longo do ano, a preparação tende a ser mais segura.
Estoques também podem exigir informação
Empresas que trabalham com mercadorias podem precisar prestar informações sobre estoques. É importante haver correspondência entre:
- inventário físico;
- controles internos;
- compras;
- vendas;
- escrituração fiscal;
- registros contábeis.
Diferenças relevantes podem indicar falhas no controle ou na própria escrituração.
Antes de transmitir, confira caixa, bancos e estoque
Saldos de caixa e bancos precisam refletir a realidade, e o estoque informado precisa ter correspondência com o inventário e com a escrituração. É nessa etapa que muitas diferenças aparecem — e é melhor identificá-las antes do envio.
Empresa sem movimento também precisa avaliar a obrigação
O fato de uma empresa não ter realizado vendas ou não possuir faturamento durante determinado período não significa automaticamente que todas as obrigações deixem de existir. Uma empresa pode permanecer formalmente ativa e ainda possuir:
- Patrimônio
- Contas bancárias
- Obrigações
- Sócios
- Movimentações societárias
- Períodos que precisam ser informados
Por isso, a situação cadastral e as obrigações correspondentes devem ser analisadas antes de simplesmente considerar a empresa “sem movimento”.
Prazo da DEFIS e situações especiais
A DEFIS possui regras específicas para situações especiais, como incorporação, transformação, cisão ou extinção da empresa. Segundo a Receita Federal:
Prazo geral
Até o último dia do mês de março do ano seguinte ao período informado.
Incorporação, transformação, cisão ou extinção nos três primeiros meses
A entrega deve ocorrer até o último dia de junho.
Eventos societários nos demais meses
Em regra, até o último dia do mês seguinte ao evento.
Operações societárias exigem cuidado adicional
Reorganizações e encerramentos mudam o calendário e devem ser acompanhados de perto.
DEFIS não entregue ou incorreta: o que fazer?
O que acontece se a DEFIS não for entregue?
A ausência da declaração pode gerar pendências no cumprimento das obrigações da empresa. Além disso, a falta de informações anuais pode dificultar a regularização cadastral e fiscal e impedir que a empresa mantenha seu histórico de obrigações devidamente organizado.
Quando existem períodos antigos pendentes, o ideal é realizar um levantamento para identificar quais anos precisam ser regularizados e quais informações ainda estão disponíveis.
Uma DEFIS incorreta pode ser corrigida?
Quando são identificados erros ou omissões, pode ser necessário retificar as informações transmitidas. Antes, é importante identificar:
- qual informação está incorreta;
- qual é o valor correto;
- quais documentos sustentam a alteração;
- se outras obrigações possuem o mesmo dado;
- se existem reflexos contábeis ou tributários.
A correção deve buscar coerência entre todas as informações da empresa.
DEFIS atrasada ou com erro? Vamos regularizar.
Levantamos os períodos pendentes, analisamos declarações anteriores e organizamos a retificação.
A DEFIS pode revelar problemas de organização contábil
O momento da elaboração da declaração pode expor situações como:
- Ausência de controle de estoque
- Saldo de caixa incompatível
- Valores pagos a sócios sem classificação clara
- Diferenças de faturamento
- Movimentações bancárias não conciliadas
- Falta de demonstrações contábeis
- Registros patrimoniais desatualizados
Nesses casos, o problema não está apenas na declaração. Pode existir uma questão anterior na própria escrituração.
Como funciona a preparação da DEFIS?
O processo pode envolver as etapas abaixo:
-
Conferência do enquadramento
Verificação da situação da empresa no Simples Nacional durante o período.
-
Revisão das receitas
Comparação das informações mensais transmitidas pelo PGDAS-D.
-
Levantamento dos dados econômicos
Identificação das informações anuais exigidas pelo sistema.
-
Conferência com a contabilidade
Análise dos saldos e movimentações relevantes.
-
Análise das informações dos sócios
Verificação dos valores pagos ou distribuídos ao longo do exercício.
-
Preenchimento da declaração
Inserção dos dados no sistema correspondente.
-
Revisão
Conferência das informações antes da transmissão.
-
Entrega e arquivamento
Transmissão e organização do respectivo comprovante.
Quer a DEFIS preparada com conferência de ponta a ponta?
Da análise do PGDAS-D à transmissão e ao arquivamento do comprovante.
Como a FIX Compliance atua na DEFIS
A FIX Compliance pode auxiliar empresas optantes pelo Simples Nacional na preparação, conferência e transmissão da DEFIS. O trabalho pode envolver, conforme o caso:
- Análise das informações do PGDAS-D
- Conferência das receitas
- Levantamento das informações anuais
- Análise dos saldos contábeis
- Verificação das informações dos sócios
- Conferência de distribuição de lucros
- Análise dos dados patrimoniais
- Preparação da declaração
- Revisão das informações
- Transmissão da DEFIS
- Análise de declarações anteriores
- Regularização ou retificação de períodos quando necessária
O objetivo é fazer com que a declaração seja uma consequência das informações efetivamente existentes na empresa, e não apenas um preenchimento isolado no sistema.
Para quem esse serviço é indicado?
O acompanhamento da DEFIS é relevante para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que:
Dúvidas comuns sobre a DEFIS do Simples Nacional
Quando a DEFIS deve ser entregue?
Em regra, até o último dia do mês de março do ano seguinte ao período informado, conforme informa a Receita Federal. Em casos de incorporação, transformação, cisão ou extinção, os prazos são diferenciados.
O que significa DEFIS?
É a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, obrigação anual das microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, transmitida por meio do sistema do Simples Nacional.
A DEFIS substituiu a DASN?
Sim. A DEFIS passou a cumprir a função de prestação anual de informações das empresas enquadradas no Simples Nacional, antes atribuída à antiga DASN.
Pagar o DAS todo mês dispensa a DEFIS?
Não. O DAS é o recolhimento mensal e o PGDAS-D registra a apuração mensal. A DEFIS é uma declaração anual que reúne informações adicionais sobre a realidade econômica e societária da empresa.
Quais informações aparecem na DEFIS?
Dependem das características da empresa e das operações do exercício. Podem incluir atividade, receitas, ganhos de capital, número de empregados, informações e rendimentos dos sócios, distribuição de lucros, estoque, saldo de caixa e bancos e outras informações previstas no sistema.
A DEFIS é só a confirmação do faturamento?
Não. O conteúdo é mais amplo e pode envolver a estrutura econômica e patrimonial da empresa. Preencher sem analisar os registros contábeis pode gerar divergências com outros documentos.
Empresa sem movimento precisa avaliar a DEFIS?
Sim. Uma empresa sem vendas pode continuar formalmente ativa, com patrimônio, contas bancárias, obrigações, sócios e períodos a informar. A situação cadastral e as obrigações devem ser analisadas antes de considerá-la “sem movimento”.
Qual é o prazo se a empresa for encerrada ou reorganizada?
Segundo a Receita Federal, quando a incorporação, transformação, cisão ou extinção ocorre nos três primeiros meses do ano-calendário, a entrega vai até o último dia de junho. Nos demais casos, em regra, até o último dia do mês seguinte ao evento.
O que acontece se a DEFIS não for entregue?
Podem surgir pendências no cumprimento das obrigações, dificuldade na regularização cadastral e fiscal e desorganização do histórico de obrigações da empresa. Havendo períodos antigos pendentes, o ideal é levantar quais anos precisam ser regularizados.
É possível corrigir uma DEFIS errada?
Sim, pode ser necessário retificar as informações transmitidas. Antes, é importante identificar a informação incorreta, o valor correto, os documentos de suporte, se outras obrigações têm o mesmo dado e se há reflexos contábeis ou tributários.
Como a FIX Compliance ajuda na DEFIS?
Na análise do PGDAS-D, conferência de receitas, saldos contábeis e informações dos sócios, preparação, revisão e transmissão da declaração, além da análise de declarações anteriores e da regularização ou retificação de períodos quando necessária.
A declaração anual da sua empresa corresponde ao que realmente aconteceu durante o ano?
A DEFIS não deve ser tratada apenas como mais uma obrigação a ser entregue. Antes da transmissão, verifique a correspondência entre o que foi faturado, o que foi registrado contabilmente, o que foi pago ou distribuído aos sócios, a situação patrimonial e aquilo que será informado ao Fisco. Fale com a FIX Compliance.
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