Conciliação Bancária e de Contas a Pagar e Receber

O saldo do banco é um. A contabilidade mostra outro. Qual está certo?

Essa pergunta é comum. Mas nem sempre existe uma resposta imediata.

A diferença pode surgir porque:

• uma movimentação ainda não foi registrada
• um pagamento foi classificado incorretamente
• uma tarifa bancária não foi contabilizada
• houve duplicidade de lançamento
• uma transferência foi interpretada de forma inadequada
• determinado recebimento ainda não foi identificado
• existem diferenças de período
• um documento não chegou à contabilidade
• o sistema financeiro e o sistema contábil utilizam critérios diferentes

Por isso, o trabalho não deve começar escolhendo qual número “parece correto”. Deve começar pela reconstrução da relação entre:

É essa sequência que permite compreender a origem da divergência.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é o processo de comparar as movimentações efetivamente ocorridas nas contas bancárias da empresa com os registros utilizados pelos seus controles internos e pela contabilidade. Ela procura verificar se entradas e saídas possuem correspondência adequada. Isso pode envolver análise de:

• recebimentos
• pagamentos
• tarifas
• transferências
• aplicações
• resgates
• movimentações entre contas
• outros lançamentos bancários relacionados à empresa

O objetivo não é simplesmente fazer dois saldos coincidirem. É compreender por que eles deveriam coincidir — ou por que existe diferença que precisa ser investigada.

O que a conciliação bancária pode identificar?

Dependendo da situação, podem aparecer:

• lançamentos ausentes
• lançamentos duplicados
• valores divergentes
• movimentações não identificadas
• tarifas não registradas
• transferências classificadas incorretamente
• recebimentos sem identificação
• pagamentos sem baixa adequada
• diferenças entre datas
• saldos carregados incorretamente

Encontrar uma diferença é apenas o primeiro passo. Depois é necessário compreender sua causa.

Fazer o saldo “bater” não é o mesmo que conciliar

Essa distinção é essencial.

Imagine que a contabilidade apresente R$ 500 mil e o banco R$ 490 mil. Um lançamento de R$ 10 mil poderia fazer os números coincidirem matematicamente. Mas isso não responderia:

• de onde vieram os R$ 10 mil
• qual fato empresarial ocorreu
• qual documento sustenta o ajuste
• qual conta contábil deve ser utilizada
• a qual período pertence a diferença

Conciliação não é um ajuste para eliminar diferença. É uma investigação para compreender a diferença. Somente depois disso pode ser definido o tratamento adequado.

E o que significa conciliar contas a pagar?

No contexto contábil, a conciliação de contas relacionadas a fornecedores e obrigações busca verificar se os valores registrados como pendentes correspondem às informações e documentos existentes. Isso pode envolver confronto entre:

• fornecedores
• títulos
• documentos
• pagamentos
• baixas
• registros financeiros
• lançamentos contábeis
• saldos apresentados na contabilidade

A finalidade é responder perguntas como:

• o que ainda está efetivamente em aberto?
• determinado pagamento foi corretamente baixado?
• existem valores duplicados?
• existem saldos antigos sem composição?
• o controle financeiro e a contabilidade representam as mesmas obrigações?

Essa verificação é diferente da execução operacional das contas a pagar.

Conciliação de contas a pagar não significa realizar pagamentos

Esse limite deve ser claro. A FIX pode atuar, conforme o escopo, na análise e conciliação das informações utilizadas para representar obrigações e pagamentos. Isso não significa automaticamente que o serviço inclua:

• agendamento de pagamentos
• autorização bancária
• execução de pagamentos
• negociação com fornecedores
• gestão diária de vencimentos
• operação integral do contas a pagar

Essas atividades fazem parte de uma rotina financeira operacional e somente devem ser apresentadas como escopo quando houver serviço específico e contratação expressa. Nesta página, o foco é conciliação e consistência da informação.

O que significa conciliar contas a receber?

A lógica é semelhante.

A conciliação de contas relacionadas a clientes e recebimentos procura verificar se os valores registrados como devidos à empresa correspondem àquilo que efetivamente está pendente. Podem ser confrontadas informações como:

• faturamento
• títulos emitidos
• recebimentos
• baixas
• depósitos
• créditos bancários
• registros financeiros
• registros contábeis
• saldos de clientes

Isso pode revelar situações como:

• recebimento ocorrido sem baixa
• cliente ainda aparecendo como devedor depois do pagamento
• valores recebidos sem identificação
• registros duplicados
• diferenças entre controles
• saldos antigos que precisam ser investigados

Conciliação de contas a receber não é cobrança de clientes

Também é importante diferenciar essas atividades. A análise pode verificar se determinado valor:

• foi faturado
• foi recebido
• foi baixado
• continua pendente nos registros
• possui divergência entre sistemas

Mas isso não significa automaticamente que a FIX executará:

• cobrança
• contato com clientes inadimplentes
• emissão operacional de boletos
• negociação de pagamentos
• gestão diária da carteira de recebíveis

A conciliação trabalha sobre a coerência da informação. A cobrança é uma atividade operacional ou comercial distinta.

Contas a pagar, contas a receber e contabilidade precisam ser idênticas?

Não exatamente. Financeiro e contabilidade utilizam informações relacionadas, mas possuem finalidades diferentes.

Por isso, os sistemas não precisam ter a mesma aparência ou a mesma lógica operacional. Mas as informações relacionadas precisam possuir coerência. Se o financeiro indica determinado pagamento e a contabilidade não consegue identificar sua origem, existe uma diferença que precisa ser compreendida.

Por que podem existir diferenças entre financeiro e contabilidade?

Existem diversas causas possíveis. Entre elas:

• diferença de datas
• competência contábil
• baixa realizada em um sistema e não em outro
• importação incompleta
• integração automática inadequada
• classificação diferente
• documento não enviado
• movimentação sem identificação
• registro duplicado
• alteração manual
• saldos históricos acumulados

Isso significa que encontrar uma diferença não permite concluir imediatamente qual área está errada. É necessário investigar o caminho da informação.

Conciliação de clientes

Os saldos de clientes representam valores relacionados às operações realizadas com compradores ou contratantes da empresa, conforme a estrutura contábil adotada.

Uma conciliação pode buscar compreender:

• quais valores compõem o saldo
• quais documentos estão relacionados
• quais recebimentos ocorreram
• quais valores permanecem pendentes
• quais diferenças precisam ser esclarecidas

Um saldo elevado de clientes não deve ser interpretado apenas como “dinheiro que ainda vai entrar”. Pode existir necessidade de distinguir:

• valores efetivamente pendentes
• valores recebidos sem baixa
• saldos antigos
• divergências
• registros que precisam ser investigados

Conciliação de fornecedores

Da mesma forma, saldos de fornecedores podem exigir composição. Pode ser necessário verificar:

• documentos existentes
• obrigações registradas
• pagamentos realizados
• baixas
• duplicidades
• divergências
• saldos antigos

Um fornecedor aparecer com saldo na contabilidade não significa, por si só, que exista exatamente aquela obrigação a pagar naquele momento. O saldo precisa ser compreendido.

Por que saldos antigos são um problema?

Porque quanto mais tempo uma diferença permanece sem explicação, mais difícil pode se tornar reconstruir sua origem.

Com o passar do tempo podem desaparecer ou se tornar mais difíceis de localizar:

• documentos
• comprovantes
• informações de pessoas que participaram da operação
• histórico de sistemas
• justificativas
• detalhes da negociação

O saldo continua sendo carregado. Novas movimentações são adicionadas. E uma diferença inicialmente pequena pode se transformar em uma conta contábil de difícil composição. Por isso: conciliação periódica ajuda a evitar que pendências atuais se transformem em problemas históricos.

O que são saldos sem composição?

São valores registrados em determinada conta cuja origem não está suficientemente demonstrada pelas informações disponíveis. Por exemplo: a contabilidade apresenta determinado saldo de fornecedores. Mas não existe uma relação organizada que permita explicar claramente:

• quais fornecedores compõem o saldo
• quais documentos estão envolvidos
• quais valores foram pagos
• quais continuam pendentes

A existência do número, sozinha, não resolve o problema. Uma conta contábil precisa possuir algum nível de rastreabilidade compatível com sua natureza.

Conciliação e rastreabilidade

Uma das funções relevantes da conciliação é aumentar a capacidade de seguir a informação desde sua origem.

Idealmente, deve ser possível relacionar:

Quanto melhor essa relação, maior a capacidade de:

• explicar diferenças
• revisar registros
• preparar fechamentos
• responder questionamentos
• investigar inconsistências

Por isso, conciliação não é apenas conferência. É parte da estrutura de rastreabilidade contábil.

Como funciona a conciliação de contas a pagar e receber?

O raciocínio é semelhante, mas o confronto normalmente envolve informações adicionais.

Podem ser analisados:

• títulos
• documentos fiscais
• fornecedores
• clientes
• controles internos
• baixas
• movimentações bancárias
• registros contábeis

Sistemas integrados eliminam a necessidade de conciliação?

Não necessariamente. Integrações ajudam a reduzir digitação e repetição de tarefas.

Mas sistemas ainda dependem de:

• parametrizações
• regras
• cadastros
• classificações
• tratamento de exceções
• identificação correta das operações

Se uma regra estiver inadequada, a automação pode repetir o mesmo problema em centenas ou milhares de registros. Por isso: integração automatiza o transporte da informação. Conciliação verifica se o resultado faz sentido.

Conciliação e fechamento contábil

A conciliação possui relação direta com o fechamento. Antes de utilizar saldos em demonstrações, é importante compreender se as contas relevantes possuem coerência. Uma sequência lógica pode ser representada assim:

Quando a conciliação é ignorada, diferenças podem continuar sendo transportadas de um período para outro. Isso pode afetar a qualidade da informação utilizada no:

• Balanço Patrimonial
• DRE
• relatórios contábeis
• análises posteriores

A conciliação pode influenciar a DRE?

Pode, dependendo da origem da divergência. Por exemplo, se determinado pagamento estiver classificado inadequadamente ou se uma despesa não tiver sido registrada corretamente, isso pode afetar a forma como determinada informação aparece no resultado. Mas a relação precisa ser analisada caso a caso. Nem toda divergência bancária produz impacto direto sobre a DRE. Algumas afetam contas patrimoniais. Outras podem envolver apenas diferenças de período ou identificação.

E o Balanço Patrimonial?

O Balanço depende diretamente dos saldos das contas patrimoniais. Isso torna especialmente importante compreender contas como:

• bancos
• clientes
• fornecedores
• obrigações
• empréstimos
• outras contas de ativos e passivos

Um balanço pode ser emitido mesmo contendo contas cuja composição ainda merece investigação. Por isso: a existência do balanço não comprova, isoladamente, que todos os saldos foram adequadamente conciliados.

Troca de contador e conciliações pendentes

Na troca de prestador, podem ser transferidos saldos cuja origem não está suficientemente organizada.

Podem aparecer:

• clientes antigos
• fornecedores antigos
• diferenças bancárias
• contas transitórias
• pendências
• lançamentos sem identificação

Nesse cenário, simplesmente continuar contabilizando novas operações pode manter o problema histórico. Pode ser necessário separar o que pertence ao período atual daquilo que precisa ser investigado em períodos anteriores. A viabilidade dessa reconstrução depende da qualidade e disponibilidade dos documentos existentes.

É possível corrigir todas as divergências antigas?

Não é tecnicamente adequado prometer isso antes da análise. A possibilidade depende de fatores como:

• período envolvido
• disponibilidade de extratos
• documentos
• registros dos sistemas
• informações de clientes e fornecedores
• qualidade da escrituração anterior
• existência de comprovantes

Quanto menor a documentação disponível, maior pode ser a limitação da investigação. Por isso, situações históricas precisam ser avaliadas antes da definição do escopo.

Conciliação bancária não é auditoria

A conciliação verifica a coerência entre determinados registros e informações. A auditoria possui finalidade, metodologia e profundidade próprias. Encontrar diferenças durante a conciliação pode indicar que determinada questão merece investigação adicional. Mas isso não transforma automaticamente a atividade em auditoria.

Conciliação bancária também não é BPO Financeiro

Essa distinção é central para esta página. O BPO Financeiro normalmente envolve execução contínua de atividades operacionais financeiras. A conciliação descrita aqui possui outro foco: verificar se os registros e saldos financeiros utilizados pela contabilidade possuem correspondência e coerência. Portanto, a página não deve prometer automaticamente:

• contas a pagar terceirizado
• contas a receber terceirizado
• cobranças
• pagamentos
• movimentação bancária
• emissão de boletos
• tesouraria
• gestão financeira completa

Se a FIX vier a comercializar essas atividades de forma autônoma, o escopo deverá ser documentado separadamente.

Como a FIX atua nesse processo?

Dentro da Escrituração Contábil e conforme o escopo contratado, a FIX pode atuar em atividades como:

• verificação de saldos
• conciliação bancária
• análise de divergências
• confronto entre registros e documentos
• análise contábil de saldos relacionados a clientes e fornecedores
• identificação de diferenças entre controles e contabilidade
• organização dos registros necessários ao fechamento
• tratamento contábil das divergências quando houver suporte documental suficiente

O trabalho é definido conforme a estrutura da empresa. Podem influenciar:

• volume de transações
• quantidade de bancos
• número de clientes e fornecedores
• sistemas utilizados
• período analisado
• qualidade das informações existentes
• complexidade das divergências