Assessoria contábil preventiva

Contabilidade Preventiva

Assessoria Contábil Preventiva: os serviços que poucos oferecem

Muitos empresários acreditam que possuem uma assessoria completa apenas porque recebem guias de impostos, folhas de pagamento e declarações entregues dentro do prazo.

Mas existe uma pergunta que poucos fazem:

É justamente nesse ponto que a diferença entre uma contabilidade operacional e uma assessoria contábil preventiva se torna evidente.

Na prática, grande parte dos escritórios concentra seus esforços no cumprimento das obrigações rotineiras da empresa. Embora isso seja importante, não é suficiente para proteger o empresário dos riscos que surgem diariamente na relação com Receita Federal, Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, Procuradorias Estaduais e demais órgãos fiscalizadores.

O problema é que muitos empresários só descobrem a existência desses riscos quando já existe uma multa, uma inscrição em dívida ativa, um protesto ou até mesmo uma execução fiscal.

A função de uma assessoria contábil moderna não deveria ser apenas registrar fatos passados. Ela deveria ajudar a identificar riscos presentes e antecipar problemas futuros.

Existe uma visão ultrapassada segundo a qual a contabilidade serve apenas para atender exigências do governo.

Essa percepção faz com que muitos empresários enxerguem a contabilidade como um centro de custos e não como uma ferramenta de gestão.

O resultado é previsível:

• informações importantes deixam de ser analisadas;
• riscos tributários passam despercebidos;
• oportunidades de defesa são perdidas;
• decisões empresariais são tomadas sem base técnica.

Enquanto isso, o empresário continua acreditando que está com sua situação fiscal sob controle.

Em muitos casos, não está.

Um dos serviços mais negligenciados do mercado contábil é justamente um dos mais importantes.

Estamos falando do acompanhamento periódico das caixas de mensagens e comunicações eletrônicas dos órgãos fazendários.

O problema que quase ninguém percebe

Hoje grande parte das notificações tributárias ocorre por meios eletrônicos.

A empresa pode receber:

• notificações de débitos;
• comunicações de exclusão de parcelamentos;
• oportunidades de regularização;
• avisos de inscrição em dívida ativa;
• intimações para apresentação de documentos;
• comunicados sobre benefícios fiscais;
• informações sobre processos administrativos.

Muitos empresários sequer sabem que essas comunicações existem.

Pior ainda: frequentemente não acessam os sistemas responsáveis por essas mensagens.

Quando essas mensagens não são acompanhadas, diversos prejuízos podem surgir:

Em determinadas situações, a empresa possui argumentos técnicos para contestar uma cobrança.

Porém, sem conhecimento da notificação, o prazo expira.

A consequência é simples:

o débito se consolida.

Diversos órgãos oferecem programas de regularização, parcelamentos especiais ou condições facilitadas para quitação.

Sem acompanhamento, a empresa pode perder condições vantajosas e acabar pagando mais caro futuramente.

Uma dívida tributária costuma seguir uma trajetória:

Débito → Cobrança administrativa → Dívida Ativa → Protesto → Execução Fiscal.

Quanto mais avançada a situação, maiores tendem a ser os custos, riscos e dificuldades de solução.

Uma assessoria preventiva deveria monitorar essas informações continuamente para evitar que o empresário seja surpreendido.

Outro serviço raramente oferecido de forma estruturada é o que podemos chamar de balanço das obrigações tributárias executadas pela contabilidade.

Embora pareça algo simples, ele possui enorme valor estratégico.

Essa pergunta costuma gerar desconforto.

Muitos empresários não sabem:

• quais declarações foram transmitidas;
• quais tributos foram apurados;
• quais obrigações acessórias foram entregues;
• quais retificações foram realizadas;
• quais pendências ainda existem.

Na prática, o empresário delega essas atividades e passa anos sem ter qualquer visão consolidada do que efetivamente está sendo feito.

Uma assessoria contábil deveria fornecer periodicamente um relatório consolidado contendo:

São os tributos efetivamente apurados e recolhidos.

Exemplos:

São as declarações e informações transmitidas aos órgãos fiscalizadores.

Exemplos:

• DCTF;
• ECF;
• ECD;
• SPED Fiscal;
• SPED Contribuições;
• eSocial.

O objetivo não é apenas informar que algo foi feito.

O objetivo é permitir que o empresário compreenda a situação fiscal da empresa e consiga exercer um controle mínimo sobre aquilo que está sendo realizado em seu nome.

Empresas que possuem visibilidade sobre suas obrigações costumam identificar inconsistências mais rapidamente.

Isso reduz:

• falhas operacionais;
• erros de comunicação;
• retrabalho;
• riscos fiscais acumulados.

Além disso, fortalece a governança empresarial ao criar uma cultura de prestação de contas e transparência.

Talvez este seja o serviço mais valioso e, ao mesmo tempo, um dos menos oferecidos.

A maioria dos empresários não sabe responder uma pergunta simples:

Em muitos casos, nem mesmo sabem se existe alguma dívida.

Contingência tributária é toda situação que pode gerar impacto financeiro relacionado a tributos.

Ela pode envolver:

• débitos vencidos;
• parcelamentos;
• autos de infração;
• inscrições em dívida ativa;
• execuções fiscais;
• processos administrativos;
• discussões judiciais.

Sem uma visão consolidada, a empresa perde capacidade de planejamento.

O objetivo desse relatório é apresentar ao empresário um panorama claro da sua situação tributária.

Entre as informações relevantes estão:

Valor total das dívidas: Quanto a empresa deve.

Órgão credor: Quem está cobrando.

Situação da cobrança:

O débito está:

• em aberto;
• parcelado;
• inscrito em dívida ativa;
• protestado;
• executado judicialmente.

Grau de risco

Nem toda dívida possui o mesmo impacto.

Algumas representam riscos imediatos.

Outras possuem margem para negociação ou discussão.

Quando o empresário conhece seu passivo tributário, consegue:

• planejar fluxo de caixa;
• negociar parcelamentos;
• evitar bloqueios judiciais;
• avaliar riscos de expansão;
• preparar operações societárias;
• buscar crédito com maior segurança.

Sem essas informações, as decisões são tomadas no escuro.

A contabilidade tradicional foi construída para registrar fatos.

A assessoria moderna precisa fazer mais.

Ela deve:

Não se trata apenas de cumprir exigências legais.

Trata-se de proteger a empresa.

Quando a contabilidade acompanha notificações eletrônicas, presta contas sobre as obrigações executadas e produz relatórios de contingências tributárias, ela deixa de ser apenas operacional e passa a atuar como uma verdadeira ferramenta de gestão.

Essa mudança de postura gera um efeito importante:

o empresário deixa de descobrir os problemas depois que eles acontecem e passa a identificá-los antes que produzam prejuízos.

Empresas que crescem de forma sustentável normalmente possuem uma característica em comum:

elas tomam decisões com base em informação.

E informação confiável começa com uma assessoria contábil que entende que sua função vai muito além da emissão de guias.